[guadec-local] Verslag meeting 1 juli

[Reinout van Schouwen <reinouts gnome org>]

Beste allemaal,

Hierbij het verslag van de meeting van 1 juli.
Het is een beetje telegramstijl maar ik hoop dat het duidelijk genoeg
is. Zoniet, roep even!

groeten,

-- 
Reinout van Schouwen

Visit the yearly Gnome Conference in The Hague, July 26-30:
http://www.guadec.org/

Aanwezig: 
Jeroen D, Jeroen v.d.V., Bruce, Sanne S, Vincent, Mart, William, Olav, Erik, Reinout, Koen, Daniël, Willem-Jan

Afwezig met kennisgeving:
Sense Hofstede, Sanne te Meerman

Reinout opent de vergadering om 19:30.

Agenda:

1. Rondje / lopende zaken
2. Planning-wiki
3. Rondvraag

Rondje / lopende zaken
======================
> Jeroen Dekkers
- Nog niks gedaan maar wil op event zelf meehelpen zover hij tijd heeft
Actie > Meubilair regelen tijdens evenement voor o.a. informatiemarkt/community exhibition
Actie > Overzicht belangrijke telefoonnummers maken
Actie > Inschatten aantal mensen nodig voor vrijwilligerscoördinatie

> Bruce van der Kooij
- Is bezig met het regelen van netwerkvoorzieningen. Heeft contact met de technische mensen van de HHS.
Schatting van Marten Vijn: het zou moeten werken maar misschien zijn er niet genoeg access points voor 500 man 
die elk twee devices gebruiken.
Er is Gigabit wired beschikbaar voor streaming, maar hoe het precies gedaan wordt: ?
Actie > vragen wanneer netwerktechnici beschikbaar zijn
Actie > samen met Olav uitzoeken hoe streaming gedaan gaat worden

> Mart van de Wege
Is bereid om "manusje van alles" te zijn. 
Actie> de venue inspecteren, samen met Bruce en Olav.
Met Stormy overleggen aan welke eisen de ruimtes moeten voldoen. 
Actie> Bruce helpen met het netwerk
Actie> helpen met heralding (contact zoeken met Philip Whitnall die hiervoor had toegezegd)

> William from Texas
Works together with Sanne te Meerman on the OpenDesktopDay, takes care of webpage updates
Placed an interview recently with a speaker from Spain
Joe Bronckmeier "not very responsive", he needs everything ready for publication or he won't pass it on.
Action> Write new weekly update article

> Sanne Steemers
Organiseert de uitjes en daytrips 
Spouses in Den Haag op donderdag
Op dinsdag een uitje naar Amsterdam
- Yellow bike, misschien een rondvaart
Suggestie: Mauritshuis, Indische buurt voor lekker eet/drinktentjes (Bankaplein)
Actie> mailtje eruit, hoeveel mensen doen mee aan die tripjes?
Actie> Kijken of de lanyards (keycords) van vorige baan er nog zijn
Actie> uitnodiging sturen voor deelnemen aan activiteiten. E-mailadressen of mailinglist nodig van Erik.
Actie> tekstje maken met programma activiteiten

> Olav Vitters
wil videostreaming volgende week afronden
kan huren van camera's bij de HHS zelf?
Actie> Regelen met streaming-mensen wanneer ze er zijn
Actie> speakers guadec org aanmaken als alias voor Jeroen en Daniël
Actie>: guadec-planning listadmin worden zodat Daniël lid kan worden

> Vincent van Adrighem
Verantwoordelijk voor bankrekening die in oprichting is
heeft weekend vantevoren vrij maar kijkt of hij vrijdag vrij kan nemen
Actie> Bestuursaansprakelijkheidsverzekering afsluiten

> Jeroen vd Vegt
- Party coordinator
evening parties on wednesday and thursday
wed: Le Paris
thu: Beach
Actie> praten met Vincent over het budget
voetbalwedstrijd: no reply yet from the outdoor sports facilities
William geeft Julianapark als suggestie, daar zijn alleen geen douches
Actie> bellen met verhuur sportpark
Actie> informeren naar standaard voor banner bij zijn werk

> Erik
- registratiesite opgezet. Er zijn nog geen houders voor de badge als die is uitgeprint.
Actie> mailinglist creëren uit e-mailadressen van geregistreerde deelnemers
Actie> registratiepagina aanpassen voor HTM-ticket, mailen reeds geregistreerde deelnemers over deze mogelijkheid

> Daniël
- Is voor de eerste keer bij de bijeenkomst, bereid mee te helpen
Actie> Speaker coordination samen met Jeroen van der Vegt
Actie> telefoonnummer doorgeven aan Olav voor de wiki
Actie> Navragen of er portofoons beschikbaar zijn, anders huren

> Reinout van Schouwen
Actie> mailen naar Evenementenbureau over huren videoapparatuur, Olav en Bruce in de cc
Actie> vragen naar meubilair bij HHS
Actie> Navragen (A3) printmogelijkheden bij HHS
Actie> Posters, t-shirts en USB-sticks

Community exhibition?
- men is het ermee eens om een community exhibition te hebben
- staat er meubilair klaar? Wie gaat dat doen? => Jeroen Dekkers doet praktische invulling 
- Mogen we de schermen gebruiken voor een live twitterfeed?

Olav, Bruce en Mart willen op de venue gaan kijken. Wordt op de guadec-local list gezet.

Sanne te Meerman (niet aanwezig) werkt aan draaiboek, maar hoe ziet dat er precies uit?
Hij heeft een voorbeeld opgevraagd. TODO.
Actie Sanne te Meerman> Draaiboek
 
Planning langslopen
===================

International Press: loopt.
Press volunteers: Veranderen van Vincent naar William + SanneM; loopt.
Insurance: bestuursverantwoordelijkheid [Omnido] => Actiepunt Vincent 
- ook: gehuurde apparatuur
Themed days: geregeld.

Public transport: Erik past registratiepagina aan + mailing naar geregistreerden. Nog niet klaar.

Venue coordination: Sanne Steemers kan dit misschien doen, hangt af van ander werk.

Koen heeft nog een telnr. liggen voor geval van nood. Volunteer coordinator = venue coordinator? Nee!
Jeroen Dekkers: overzicht met belnagrijke telefoonnrs maken.
Zijn er portofoons beschikbaar? Actie Daniël: Navragen, anders huren.

Netwerk: geel, wordt opgelost

Jeroen Dekkers schat hoeveel mensen we nodig hebben voor volunteer coordination. yellow.
National Sponsor: over naar SanneM
Collateral: red, wat is dat?
Daniel en JeroenvdVegt doen samen speaker coordination
Actie Olav: speakers guadec org => Jeroen en Daniel

Online reg. => Erik Bosman
Group reg. => Vincent, Erik. Prijsmailtje eruit hacken.
Website => Sense
Het maken van dagelijkse schedule updates is een taak voor de speakers coordinator

Navragen hardware voor registration desk bij Melvin Rook
Social events; Jeroen heeft hulp nodig voor voetbal
Merchandise: niet Erik maar Gael
Poster: ontwerp is gemaakt, maar nu nog drukken
Stormy vragen naar lanyards
Sanne Steemers heeft er misschien nog van haar oude werk.

Advisory board meeting: vergaderruimte in HHS volgens Koen. Gaat goed.


Rondvraag
=========

> Opbouwdagen plannen
Kan iedereen vrijdag de 23e vrij nemen? 
Kijken of de venue op 25e open kan zijn voor opbouw.