Re: [guadec-list] [guadec-local] Registro

[Juanjo Marin <juanjomarin96 yahoo es>]

Quim Gil escribió:

> De momento estoy de correos con Albert/Devin para que hagamos algo del
> tipo exportación de la base de datos de registrados en mysql a
> OpenOffice, y de ahí imprimir etiquetas de toda la vida. Esto deja
> muchos huercos por responder (ej: qué pasa con los integrantes de un
> equipo que aún no se han identificado) pero así tenemos los mínimos
> cubiertos.

¿Cuál es el problema exactamente con las exportación de los datos?

> El dj 15 de 06 del 2006 a les 16:39 +0200, en/na Juanjo Marin va
> escriure:
> > Hola,
> >
> > ¿Se podrán registrar los asistentes a la GUADEC en el Warm up Weekend o
> > tendrán que esperar al lunes con la GUADEC core?
>
> Creo que los asistentes deben poder registrarse en cualquier momento. Lo
> único es que debemos finalizar lo del pago mediante transferencia y
> dejar abiertos sólo PayPal y on-site.
>
> Los que vengan sólo para el fin de semana deberán registrarse SÓLO EN LA
> WEB GUADEC.ORG (el Drupal). Así tenemos su contacto, y ellos tendrán su
> acreditación de fin de semana y seguramente algo más (mínimo la bolsa de
> la conferencia y el collar de GNOME, materiales adicionales según
> existencias y asistentes previstos).

No veo claro este tema. ¿Van ha existir dos BB.DD. separadas?. ¿Los que 
estén en el registro van a poder consultar las BBDD para poder registrar?.

> Los que vengan también para Core etc harán el registro online habitual
> pagando vía PayPal o en el Infodesk. Si llegan a la UPC sin haberse
> registrado al lado del Infodesk habrán 10 ordenadores conectados. Lo que
> debemos evitar, creo, son los registros a bolígrafo.
>
>
> > ¿Se sabe algo más de como van los preparativos del registro
>
> No se está preparando nada, que yo sepa. Estos mensajes que estamos
> intercambiando son los primeros intentos de concretar algo.
>
> >  (cuando se
> > cierra la inscripción on-line y se obtiene el listado de asistentes,
>
> Obtener el listado de asistentes no requiere el cierre de la inscripción
> ya que ésta, de hecho, no se cierra (si alguien se presenta el martes lo
> vamos a inscribir también.
>
> Pienso que lo razonable es hacer un volcado de la base de datos e
> impresión de etiquetas el jueves por la mañana, y a partir de ahí ir
> imprimiendo o escribiendo a rotulador las etiquetas de los nuevos
> registros, que se seguirán  haciendo vía web.

Los certificados hay que imprimirlos también !!!!!. En principio íbamos 
a dar certificados de asistencia a todos los asistentes (con días de 
asistencia genérica de 24-30 de junio) a todos los asistentes a la 
GUADEC. A ver que piensa Núria de lo de entregarle tan tarde los datos.

Ya tengo listos el modelo de los certificados, sólo faltan los datos.
Núria me dijo que lo necesitaba en word (esto ya está) con los datos en
excel o similar. ¿Podeis preguntar á Núria que le parece lo de imprimir 
los certificados el jueves?

Otra cosa, ¿tenemos un diseño para las acreditaciones?¿cómo se van a 
imprimir?

Además, hay que ordenar tanto las acreditaciones como los certificados 
por órden alfabético, pero ayudará si los podemos imprimir ordenados :-)

> > mesas -lo que comentamos en la lista de mesas por apellidos, otra para
> > registros sobre la marcha, incidencias-, impresión de las 
> acreditaciones)?
>
> Tengo una propuesta. Afortunadamente tenemos un inicio de conferencia
> soft, con gente que llega el viernes, el sábado, el domingo... Situación
> muy diferente a la de los congresos en los que todos se aglomeran el
> lunes a primera hora antes de la sesión inaugural. Aún así podemos tener
> aglomeraciones por lo que podemos idear un plan básico y otro de
> emergencia.
>
>
> PLAN BÁSICO
>
> Tres canales de entrada ("mesas", aunque lo que tenemos es un
> mostrador):
>
> * INDIVIDUALS HOBBYISTS/STUDENTS A-M
> * INDIVIDUALS HOBBYISTS/STUDENTS N-Z
> * TEAMS HOB/STU - PROFESSIONALS - SPEAKERS - PRESS - STAFF - VOLUNTEERS
>
> Se comprueba la identidad de la persona y se comprueba que el pago ha
> sido realizado, y si no se le cobra. Cuando todo esté ok se les entrega
> la(s) acreditación(es) y bolsa(s). Los coordinadores recogen toda la
> documentación de su equipo, de una vez.

No conozco el mostrador del Campus, pero hay que tener
cuidado con el espacio. Si además de la acreditación + certificado
de acreditación te van a dar la bolsa + camiseta (la camiseta no la
podemos meter en la bolsa porque el asistente debe poder elegir la
talla) creo que los encargados realizan demasiadas tareas (tiene que 
buscar tu acreditación, ir a por una bolsa e ir por una camiseta de la 
talla adecuada). Lo mejor creo que debe ser separar las tareas y 
espacios de acreditación( + certificado) de la de entregar los souvernirs.

En la última conferencia que he ido, TECNIMAP, estaba muy bien montado.
Os lo explico:

- Los que se habían apuntado antes iban a su mesa correspondiente y te
daban un sobre con tu nombre que contenía tu acreditación, otros papeles
relacionados con tu registro y una tarjeta de color naranja (los sobres
estaban ya preparados). Luego ibas a otra mesa donde te cambiaban la
tarjeta naranja por una maleta con el programa, etc.

- Habia una mesa para acreditarte sobre la marcha, con una impresora
para ello, y te entregaban tu acreditación y una tarjeta de color
amarilla. Luego ibas a otra mesa donde te cambiaban la tarjeta naranja
por una maleta distinta de lo anterior, etc.

Lo bueno es que las persona de las mesas hacia solo una cosa (te daban
tu sobre de acreditación o te dan tu maleta de regalo) y además puedes
almacenar mejor las cosas.

¿Tiene sentido crear un espacio de ENTREGA DE MATERIAL con el espacio
físico que disponemos ?. Mañana es un buen día para ver si es buena idea
eso de tener separado acreditaciones(+ certificaciones) de la entrega de
la bolsa y camiseta. No hay nada mejor que verlo sobre el terreno,
además la gente de Mediterrània nos pueden aconsejar mejor con su
experiencia.

El fin de semana creo que habría que poner otra mesa "SOLO GUADEC WUW".

Por último, hay que asignar personas a las tareas: ¿cuantas hacen falta
el fin de semana?¿el lunes?¿los demás días?¿cuantos en cada turno?

> PLAN DE EMERGENCIA
>
> En caso de colas minutos antes de empezar las sesiones o en caso de
> diversidad de opiniones de resolución no inmediata (ej: "a mi me dijeron
> que yo no tenía que pagar" - "pues no apareces en el listado y el
> coordinador ahora no está" etc) pasamos al plan B:
>
> Se le recoge al asistente un documento de identidad a cambio de un
> collar de GNOME provisional con una etiqueta tipo fosforito naranja, con
> el que podrán entrar a las sesiones. No se les entrega bolsa, y se les
> invita a volver cuando haya acabado su sesión preferida para tratar su
> acreditación con calma.
Me parece bien la forma de solucionar este problema.

Creo que este mensaje esta poco estructurado, pero espero espero que se
entienda algo.

Un saludo,

   -- Juanjo Marín



		
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